إن الفوائد الايجابية المترتبة من استخدام خدمة النقل المدرسي تصبح أكثر وضوحاً وفعالية إذا ما جمعت البيانات الناتجة من هذه العملية وحُللت واكتشفت المعرفة التي تضمن الجودة والمتابعة الفعالة. فبيانات خدمة النقل المدرسي اليومية تعتبر غاية في الأهمية لتحديد مدى صلاحية المعايير والقواعد والأنظمة الحالية المتبعة وتحديد المنافع والمخاطر الموجودة والمحتملة منها وذلك بواسطة وسائل وطرق حاسوبية متقدمة.
هناك عدة وسائل لجمع تلك البيانات منها بطاقات الصعود الذكية والتي لديها القدرة لجمع البيانات الهائلة، والتي تبين سلوك مستخدمي خدمة النقل المدرسي وتحديد مستوى الاستفادة من هذه الخدمة للمشاكل المستقبلية.
فبواسطة هذه البطاقات وأجهزة تتبع المركبات والمرتبطة بأنظمة المعلومات الجغرافية يمكن الحصول على بيانات مثل وقت ومكان الصعود للحافلة، ومدى التأخير الحاصل إن وجد، والمدة ما بين صعود الطالب للحافلة وتحركها. ومن ثم يتم جمع هذه البيانات وإرسالها مباشرة لقاعدة بيانات رئيسية لإدارتها وتنظيمها ومن ثم تمكين وسائل تحليل البيانات لاستخراج المعرفة، ويمكن تصنيف المناطق السكنية بالاعتماد على سلوك مستخدمي الخدمة، وبذلك يمكن توفير الوسائل المساعدة على رفع مستوى الخدمة، مثلاً معرفة أعمار الطلاب المتوافقين بسلوكيات معينة تسبب تأخير الحافلات، تمكن المسئولين من وضع قوانين تناسبهم.
وسائل وشاشات الاتصال وأنظمة المعلومات الجغرافية أيضاً، وأجهزة تتبع المركبات لها فوائد كبيرة وفعالة لمتابعة ومراقبة حركة الحافلات، ولكن لابد من توفر الخرائط الرقمية الدقيقة، وإحداثيات منازل الطلاب لكي تقوم نظم النقل الذكية بتحديد المواقع وتسجيل بيانات المركبات لحظة بلحظة ومراقبتها على مدار الساعة، ويمكن استخدام شاشات البيانات المتنقلة لإرسال البيانات الضرورية لقائدي الحافلات (مثل أحوال الطرق كالاختناقات المرورية وأعمال الطرق, وأحوال الطقس). ويمكن أيضا ربط قائدي الحافلات مع نظام "حاذر" والذي أطلقته أمانة مدينة الرياض لتفادي الأخطار وذلك باستقبال التنبيهات والإنذارات قبل وقت كافٍ وبعد مهمة المتابعة والإشراف المباشر على خدمة النقل المدرسي، تبقى مهمة تحديد مسارات الحافلات وجدولتها وهي الأصعب والأكثر تعقيداً كونها متغيرة عبر الفصول الدراسية. ونظرا لكون الطريقة اليدوية تعتبر طريقة مكلفة وغير مضمونة, إضافة للأسباب المتعلقة بأحوال الطرق اليومية والمختلفة كان لزاما الاستعانة بالوسائل المعلوماتية كوسائل تحليل البيانات ونظم المعلومات الجغرافية لتحديث مسارات الحافلات وجدولتها بطريقة ذكية ومرنة.
ومن الخدمات التي يمكن تقديمها لعملية النقل المدرسي عبر الوسائل المعلوماتية هي تحديد المسافة والزمن المتبقي لوصول الطالب أو الطالبة للمنزل. حيث يمكن لولي الأمر الاستعلام (بإرسال رسالة نصية إلى مركز المعلومات) والذي بدوره يقوم بتحديد مكان الحافلة عبر أجهزة التتبع وحساب المسافة للبيت المعني عبر الإحداثيات ومن ثم إرسال المسافة التقريبية والوقت المتوقع للوصول حسب الظروف المحيطة. وأخيراً يجب رفع مستوى الوعي لدى المجتمع بأهمية خدمة النقل المدرسي، عن طريق التعريف بأهمية خدمة النقل المدرسي بشكل عام وضرورة اتباع قواعد السلامة، والتعريف بمعنى وسائل النقل الذكية والمعلوماتية ومناقشة أهميتها، وعرض التجارب الناجحة للدول المتقدمة في مجال استخدام هذه الأنظمة لتطوير خدمة النقل المدرسي.
