تعرف موسوعة ويكيبديا إدارة التغيير أنها التحول المنظم من حالة إلى أخرى، ويشمل ذلك جوانب التنظيم والمهام والمسئوليات والإجراءات والسياسات في المنشأة أو المؤسسة . كما تعرف إدارة التغيير أنها مصطلح إداري يقصد به إجراء تغيير في طريقة العمل أو إدارة المؤسسة من خلال خطة واضحة المعالم، الهدف منه مواكبة التغييرات والتطورات الحديثة في محيط العمل لغرض الارتقاء بالإنتاجية وكفاءة العمل في المؤسسة والمنشأة
كيف تنمي قدرتك على ادارة التغيير
غالبا ماتكون إدارة التغيير فاعلة إذا اختير أسلوب معين ليتواءم مع متطلبات الحالة.
و أول مايتبادر في ذهنك ماهي الأساليب المناسبة لأسلوب إدارة التغيير فهناك عده أساليب جوهرية وقبل استعراضها سوف نعرض بعض الاسئله التي تساعدنا على تحديد تلك الأساليب ومن أهمها
*هل التغيير أضافه أو أساس؟
أن التغييرات الإضافية مثيرة غالبا لكل شخص على الرغم انها تشكل تهديدا لهم ,أم التغييرات الأساسية فيمكن أن تكون مثيرة للقلة ولكن مخيفة للكثيرين وبما تكون مهددة لهم نفسيا .
كم تكون الحاجة إلى التغيير ملحة ؟
عندما يكون الإلحاح متوسطا أو منخفضا فان هذا يعني أن هناك وقتا للمساهمة في التغيير ولكن عندما يكون جوهريا بحيث تقوم المنظمة بالتغيير سريعا .
*ماهو التأثير الذي سيحدثه التغيير على المنظمة؟
أن التغييرات قد تكون كبيرة وقد تكون صغيرة , ويجب أن يعطى الشئ المتعرض للتأثير قوي جدا اهتمام اشد وحرصا من ذلك المتعرض للتاثير طفيف.
*كم هي شده المقاومة الداخلية المحتملة للتغيير؟
يتم أحيانا مقاومة التغيير عن طريق أسلوب إدارة التغيير إلا إن هناك أوضاعا لاينفع معها الإسهام في ذلك التغيير فان كثيرة النقاش قد تزيد من المقاومة .
*هل أولئك الذين يتأثرون بالتغيير يمتلكون المقدرة على المساهمة فيه ؟
أن درجة المقاومة إلى حدما يعبر عن الرغبة المشيئة النفسية للموظفين للمشاركة في التغيير .
*هل سيجلب التغيير فقدان وظائف؟
نعم , وإذا كان عدد كبير من أولئك في المنظمة سيفقدون وظائفهم , وان اختيار الأسلوب يجب أن يأتي من الدراسة لجميع العوامل معا إلى جانب فهم الأهمية النسبية لكل عامل على حده .
ونستنتج من هذه الاسئله أساليب تستخدم في عمليه التغيير ومن أهمها :
*تعاونية [ دعنا نحل الأمور معا ]
*استشارية [ إنا أرائك مهمة لي وارغب برأيك ]
*توجيهية [ هذا ما أريدك أن تفعله ]
*إجبارية [ افعل هذا وأواجه النتائج ]
وجميع هذه الأساليب تؤثر على الخيار النهائي في عملية التغيير
ولو وضعنا شكل متكامل لعمليه التغيير داخل المنظمة فإننا سوف نأخذ بعض الأمور في عين الاعتبار لأن عملية التغيير تعتمد عليها .
· قرار التغيير
· المهمات
· أنظمة المعلومات
· الموظفون
· الثقافة
· الهيكلة
· عملية صناعة القرار
· أنظمة الحوافز
· أنظمة التحكم
ومن هنا نكتشف أن الشكل يوضح طريقة التفكير من خلال نتائج التغيير وان جميع أجزاء الشكل مترابطة وان التغيير لأي من المتغيرات قد يؤثر على الجميع ومن هنا نتناول كل من المتغيرات التي تساعد في عملية التغيير :
أولا: قرار التغير انه بمجرد التفكير بالتغيير سوف يأتي لذهنك ماهو التغيير الذي يجب القيام به وما الذي يتطلب لتطبيق هذا التغيير , وماهي النتائج على العملاء ,يتطلب التغيير استثمارا جديدا ؟
ثانيا:المهمات هذه الأشياء التي على المنظمة أن تقوم بها لعمل التغيير والعمل تحت الظروف الجديدة ,وتشمل هذه مهمات متكررة مطلوبة لإدارة التغيير نفسه ,الأهم من ذلك المهمات الجديدة التي يجب القيام بها باستمرار تحت ظروف التغيير .
ثالثا: الموظفون وهو دراسة نتائج مايخص القوى البشرية وماتاثير التغيير عليهم ومدى تقبلهم له .
رابعا: الهيكلة هي الطريقة التي تجمع بها المهام إلى مجموعات ومن ثم إلى وظائف , والوظائف تحول الى علاقات ترتبط فيما بينها بتقارير عمل .
خامسا: أنظمة الحوافز يجب عدم الافتراض بان أنظمة الحوافز الحالية تناسب الوضع الجديد.وان نظام الحوافز وهدف التغيير يجب أن يكونا حياديين ,ومن غير المحتمل وجود إجابة واحده لكل سؤال, وهناك حاجة لدارسة كل طبقة من الموظفين على حدة. فربما يكون نظام الحوافز للمبيعات جيدا أم حوافز المدراء فبحاجة إلى إعادة توجيه.
سادسا : أنظمة التحكم أن الطريقة التي تمارسها الشركة في التحكم قد تكون غير مناسبة للوضع الجديد ,فعلى سبيل المثال,إذا كان هدف التغيير إقامة وضع طويل الأجل فليس هناك معنى للاستمرار بنظام تحكم يقيس النتائج قصير الأجل فقط.
سابعا: عملية صنع القرار ويغطي أولئك المفوضين باتخاذ القرار, وان الطريقة التي يتم بها الوصول إلى القرار يجب إن تتوافق والشكل الجيد واتجاه المنظمة , ويجب الوضوح حول عملية التفويض.
ثامنا:الثقافة وهناك نطرح عده أسئلة ماهي ثقافة المنظمة ؟هل الثقافة تحبط عملية التغيير داخل المنظمة ؟هل سيجلب التغيير نتائج عكسية على الثقافة ؟هل ثقافة المنظمة تدعم التغيير المنشود أم تثبطة ؟
تاسعا :أنظمة المعلومات إن المعلومات جزءا مهم لايتجزا من جسم المنظمة وعليه فان اي تغييريجلب معه الحاجة لدراسة أنظمة المعلومات فيما يخص طريقة تجميع هذه الأنظمة وجمعها إلى من توجه هذه المنظمة .
وان هذه العوامل تستثير بنا الفكر والبحث, وبالطبع فان بعض التغييرات لن تجلب معها حاجة لتعديل هذه المتغيرات وهناك قليل من التغييرات ستؤدي إلى تعديل كل متغير .
ومن المفيد إن نستخدم فريقا عاملا من الأشخاص الذين يمتلكون معرفه متخصصة للعمل على جميع القضايا.
ومن الممكن استخدام الإفراد للمساعدة في تقدير ملابسات التغيير بطريقة توجيهية.
وكما يقال أبدأ التغيير بنفسك لكي يتغيير من حولك
مثال تطبيقي لـ إدارة التغيير :-
- من أمثلة على إدارة التغيير ماقامت به جامعة الملك سعود و جامعة الإمام محمد بن سعود بإنشاء موقع البوابة الكترونية.
تبرز أهمية إدارة التغيير في هذا الوقت لعدد من الاعتبارات، أهمها التعاملات الإلكترونية التي أصبحت أسلوباً ومنهج عمل المؤسسات في القطاعين العام والخاص، وبدون تطبيق مفهوم إدارة التغيير في برامج الحكومة الإلكترونية لن يكون هناك تطبيقات عمل إلكترونية ناجحة والسبب في ذلك أن برامج التعاملات الإلكترونية تتطلب تغيير كامل وشامل لطريقة العمل ابتداءً من توثيق إجراءات العمل والممارسات الإدارية المصاحبة للتطبيق ومروراً بهندسة العمليات الإدارية، وانتهاءً بالتطبيق الفعلي للتعاملات الإلكترونية في المؤسسة أو المنشأة
إن الفكرة الأساسية في التعاملات الإلكترونية، اختصار إجراءات العمل وتوثيقها، فمثلاً بدلاً من سبعة إجراءات لمعاملة يدوية يتم اختصار الإجراءات إلى ثلاثة إجراءات في معاملة إلكترونية، وهذه الخطوة هي الأساس في تنظيم التعاملات الإلكترونية، وتسمى إعادة هندسة العمليات الإدارية، ولكي يتم تطبيقها بنجاح فلابد من تفعيل مفهوم إدارة التغيير حتى يتم البدء في تغيير إجراءات العمل الإدارية، تمهيداً لاختصار وتبسيط إجراءات التعاملات الإلكترونية . وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الخبير الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة في إدارته، وكذلك أهمية وجود محللي النظم والمبرمجين لإيجاد بيئة عمل إلكترونية مناسبة يتم فيها دمج الكفاءات الإدارية والتقنية لإخراج منتج إداري تقني يحل مشاكل ومعوقات العمل في المؤسسات والمنشآت الحكومية والخاصة
كيف تنمي قدرتك على ادارة التغيير
غالبا ماتكون إدارة التغيير فاعلة إذا اختير أسلوب معين ليتواءم مع متطلبات الحالة.
و أول مايتبادر في ذهنك ماهي الأساليب المناسبة لأسلوب إدارة التغيير فهناك عده أساليب جوهرية وقبل استعراضها سوف نعرض بعض الاسئله التي تساعدنا على تحديد تلك الأساليب ومن أهمها
*هل التغيير أضافه أو أساس؟
أن التغييرات الإضافية مثيرة غالبا لكل شخص على الرغم انها تشكل تهديدا لهم ,أم التغييرات الأساسية فيمكن أن تكون مثيرة للقلة ولكن مخيفة للكثيرين وبما تكون مهددة لهم نفسيا .
كم تكون الحاجة إلى التغيير ملحة ؟
عندما يكون الإلحاح متوسطا أو منخفضا فان هذا يعني أن هناك وقتا للمساهمة في التغيير ولكن عندما يكون جوهريا بحيث تقوم المنظمة بالتغيير سريعا .
*ماهو التأثير الذي سيحدثه التغيير على المنظمة؟
أن التغييرات قد تكون كبيرة وقد تكون صغيرة , ويجب أن يعطى الشئ المتعرض للتأثير قوي جدا اهتمام اشد وحرصا من ذلك المتعرض للتاثير طفيف.
*كم هي شده المقاومة الداخلية المحتملة للتغيير؟
يتم أحيانا مقاومة التغيير عن طريق أسلوب إدارة التغيير إلا إن هناك أوضاعا لاينفع معها الإسهام في ذلك التغيير فان كثيرة النقاش قد تزيد من المقاومة .
*هل أولئك الذين يتأثرون بالتغيير يمتلكون المقدرة على المساهمة فيه ؟
أن درجة المقاومة إلى حدما يعبر عن الرغبة المشيئة النفسية للموظفين للمشاركة في التغيير .
*هل سيجلب التغيير فقدان وظائف؟
نعم , وإذا كان عدد كبير من أولئك في المنظمة سيفقدون وظائفهم , وان اختيار الأسلوب يجب أن يأتي من الدراسة لجميع العوامل معا إلى جانب فهم الأهمية النسبية لكل عامل على حده .
ونستنتج من هذه الاسئله أساليب تستخدم في عمليه التغيير ومن أهمها :
*تعاونية [ دعنا نحل الأمور معا ]
*استشارية [ إنا أرائك مهمة لي وارغب برأيك ]
*توجيهية [ هذا ما أريدك أن تفعله ]
*إجبارية [ افعل هذا وأواجه النتائج ]
وجميع هذه الأساليب تؤثر على الخيار النهائي في عملية التغيير
ولو وضعنا شكل متكامل لعمليه التغيير داخل المنظمة فإننا سوف نأخذ بعض الأمور في عين الاعتبار لأن عملية التغيير تعتمد عليها .
· قرار التغيير
· المهمات
· أنظمة المعلومات
· الموظفون
· الثقافة
· الهيكلة
· عملية صناعة القرار
· أنظمة الحوافز
· أنظمة التحكم
ومن هنا نكتشف أن الشكل يوضح طريقة التفكير من خلال نتائج التغيير وان جميع أجزاء الشكل مترابطة وان التغيير لأي من المتغيرات قد يؤثر على الجميع ومن هنا نتناول كل من المتغيرات التي تساعد في عملية التغيير :
أولا: قرار التغير انه بمجرد التفكير بالتغيير سوف يأتي لذهنك ماهو التغيير الذي يجب القيام به وما الذي يتطلب لتطبيق هذا التغيير , وماهي النتائج على العملاء ,يتطلب التغيير استثمارا جديدا ؟
ثانيا:المهمات هذه الأشياء التي على المنظمة أن تقوم بها لعمل التغيير والعمل تحت الظروف الجديدة ,وتشمل هذه مهمات متكررة مطلوبة لإدارة التغيير نفسه ,الأهم من ذلك المهمات الجديدة التي يجب القيام بها باستمرار تحت ظروف التغيير .
ثالثا: الموظفون وهو دراسة نتائج مايخص القوى البشرية وماتاثير التغيير عليهم ومدى تقبلهم له .
رابعا: الهيكلة هي الطريقة التي تجمع بها المهام إلى مجموعات ومن ثم إلى وظائف , والوظائف تحول الى علاقات ترتبط فيما بينها بتقارير عمل .
خامسا: أنظمة الحوافز يجب عدم الافتراض بان أنظمة الحوافز الحالية تناسب الوضع الجديد.وان نظام الحوافز وهدف التغيير يجب أن يكونا حياديين ,ومن غير المحتمل وجود إجابة واحده لكل سؤال, وهناك حاجة لدارسة كل طبقة من الموظفين على حدة. فربما يكون نظام الحوافز للمبيعات جيدا أم حوافز المدراء فبحاجة إلى إعادة توجيه.
سادسا : أنظمة التحكم أن الطريقة التي تمارسها الشركة في التحكم قد تكون غير مناسبة للوضع الجديد ,فعلى سبيل المثال,إذا كان هدف التغيير إقامة وضع طويل الأجل فليس هناك معنى للاستمرار بنظام تحكم يقيس النتائج قصير الأجل فقط.
سابعا: عملية صنع القرار ويغطي أولئك المفوضين باتخاذ القرار, وان الطريقة التي يتم بها الوصول إلى القرار يجب إن تتوافق والشكل الجيد واتجاه المنظمة , ويجب الوضوح حول عملية التفويض.
ثامنا:الثقافة وهناك نطرح عده أسئلة ماهي ثقافة المنظمة ؟هل الثقافة تحبط عملية التغيير داخل المنظمة ؟هل سيجلب التغيير نتائج عكسية على الثقافة ؟هل ثقافة المنظمة تدعم التغيير المنشود أم تثبطة ؟
تاسعا :أنظمة المعلومات إن المعلومات جزءا مهم لايتجزا من جسم المنظمة وعليه فان اي تغييريجلب معه الحاجة لدراسة أنظمة المعلومات فيما يخص طريقة تجميع هذه الأنظمة وجمعها إلى من توجه هذه المنظمة .
وان هذه العوامل تستثير بنا الفكر والبحث, وبالطبع فان بعض التغييرات لن تجلب معها حاجة لتعديل هذه المتغيرات وهناك قليل من التغييرات ستؤدي إلى تعديل كل متغير .
ومن المفيد إن نستخدم فريقا عاملا من الأشخاص الذين يمتلكون معرفه متخصصة للعمل على جميع القضايا.
ومن الممكن استخدام الإفراد للمساعدة في تقدير ملابسات التغيير بطريقة توجيهية.
وكما يقال أبدأ التغيير بنفسك لكي يتغيير من حولك
مثال تطبيقي لـ إدارة التغيير :-
- من أمثلة على إدارة التغيير ماقامت به جامعة الملك سعود و جامعة الإمام محمد بن سعود بإنشاء موقع البوابة الكترونية.
تبرز أهمية إدارة التغيير في هذا الوقت لعدد من الاعتبارات، أهمها التعاملات الإلكترونية التي أصبحت أسلوباً ومنهج عمل المؤسسات في القطاعين العام والخاص، وبدون تطبيق مفهوم إدارة التغيير في برامج الحكومة الإلكترونية لن يكون هناك تطبيقات عمل إلكترونية ناجحة والسبب في ذلك أن برامج التعاملات الإلكترونية تتطلب تغيير كامل وشامل لطريقة العمل ابتداءً من توثيق إجراءات العمل والممارسات الإدارية المصاحبة للتطبيق ومروراً بهندسة العمليات الإدارية، وانتهاءً بالتطبيق الفعلي للتعاملات الإلكترونية في المؤسسة أو المنشأة
إن الفكرة الأساسية في التعاملات الإلكترونية، اختصار إجراءات العمل وتوثيقها، فمثلاً بدلاً من سبعة إجراءات لمعاملة يدوية يتم اختصار الإجراءات إلى ثلاثة إجراءات في معاملة إلكترونية، وهذه الخطوة هي الأساس في تنظيم التعاملات الإلكترونية، وتسمى إعادة هندسة العمليات الإدارية، ولكي يتم تطبيقها بنجاح فلابد من تفعيل مفهوم إدارة التغيير حتى يتم البدء في تغيير إجراءات العمل الإدارية، تمهيداً لاختصار وتبسيط إجراءات التعاملات الإلكترونية . وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الخبير الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة في إدارته، وكذلك أهمية وجود محللي النظم والمبرمجين لإيجاد بيئة عمل إلكترونية مناسبة يتم فيها دمج الكفاءات الإدارية والتقنية لإخراج منتج إداري تقني يحل مشاكل ومعوقات العمل في المؤسسات والمنشآت الحكومية والخاصة
