هناك أدوات رقمية يمكنها أن توفر لك مساحة جيدة وتحمي بيئتك وحافظة نقودك في الوقت نفسه. ويمكن لكل من يستخدم برنامج "أوتلوك" اختيار الطريق السهل: فالبرنامج مزود بمفكرة ومنظم مهام مدمجة به. قوائم المهام.. تتيح لك فرصة الدخول وإدارة وتنظيم المهام في قائمة واحدة، كما يمكن بعد ذلك ترتيب المهام حسب الأولوية وحسب موعد القيام بها، فضلا عن البحث عنها بكلمات رئيسية أو حتى ضبط منبه يذكرك بها. هناك أيضا وظائف خاصة بتسجيل المذكرات، مدمجة في برنامج "أوتلوك" غير أنها أقل شمولية.
إن "المذكرات (أداة) عملية لأي أحد (اعتاد) كتابة ملاحظات على الورق اللاصق، فقط اضغط على رمز المراسلات واكتب الملاحظات في النافذة الصفراء التي تظهر أمامك بعد ذلك". كما يمكن تصنيف الملاحظات أو إرسالها لآخرين عبر البريد الإلكتروني.
وهناك أيضا أدوات مغايرة لبرنامج أوتلوك، مثل "ستيكيز" و"إيفرنوت" وهي برامج تتيح لك فرصة التخلص من فوضى الورق في مكان العمل.
ستيكيز هي النسخة الرقمية من أوراق الملاحظات اللاصقة"، بينما "إيفرنوت" فهو برنامج ملاحظات عبر الإنترنت.
وبالنسبة لأولئك الذين يحتاجون منبهات أو مذكرات خفيفة خلال اليوم، فستكفيهم النسخة المجانية من برنامج "ستيكيز"، وهي نسخة سهلة الاستخدام للغاية: أنقر مرتين على المفكرة الصفراء في مجموعة قوائم ويندوز، وبالتالي ستظهر أمامك مفكرة صفراء يمكنها استيعاب كم كبير من الملاحظات قدر ما تحتاج. كما يمكنك تعديل شكل ونمط ترتيب المفكرة حسب رغبتك، بما في ذلك حجم ونوع خط الكتابة ولون الخلفية.
أما أولئك الذين يكونون بحاجة للاطلاع على مفكراتهم وهم بعيدون عن أجهزتهم الشخصية، فبإمكانهم الاعتماد على "إيفرنوت" وهو متوافر، ليس فقط لأجهزة الحاسب الآلي، بل أيضا للعديد من الهواتف المحموله الذكية. وبعد التسجيل في البرنامج، يمكن لأي جهاز متصل بالإنترنت أن يقرأ الملاحظات المكتوبة وكذلك الصور والتسجيلات الصوتية أو حتى صفحات الإنترنت. النسخة القياسية من البرنامج (متوفرة مجانا) تشمل سعة تخزينية تبلغ أربعين جيجا بايت، وظيفة البحث تمثل إحدى الخصائص المفيدة في البرنامج وتسمح لك بالبحث عن المواد أو الصور التي تم إدراجها باستخدام الماسح الضوئي.
