نحن نقوم بحل المشكلات واتخاذ القرارات في كل يوم / طوال اليوم : في البيت ، في العمل ، أثناء اللعب ، وحتى في أماكن التسوق .إن بعض المشكلات والقرارات تضعنا فعلاً أمام تحديات كبيرة ، وتتطلب الكثير من التفكير ، والعاطفة ، والبحث . إن الخطوات المقترحة أدناه مصممة لكي تساعدك على اتخاذ قرارات جيدة . حظاً سعيداً !
المرونة :إن هذه العملية تبدو وكأن الشخص ينتقل بترتيب من خطوة لأخرى . إلا أن الواقع غير ذلك . إن هذه الخطوات توفر ببساطة هيكلاً للعمل على حل المشكلة . وهي قد تتداخل ، وقد تضطر إلى الرجوع إلى خطوات سابقة ، أو قد تستعملها معاً بينما أنت تبحث عن الحل الأمثل .أمثلة على المرونة :يتم جمع المعلومات في جميع الخطوات ?بدءاً من تحديد المشكلة وحتى تطبيق الحل الخاص بها . إن ظهور معلومات جديدة قد يجبرك على إعادة تحديد المشكلة . قد تكون البدائل غير قابلة للتطبيق وعند ذلك عليك أن تجد بدائل جديدة . قد تدمج بعض الخطوات وقد تختصر بعضها الآخر .كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :
1-حدد موقعا ثابتا :إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة . إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .
2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) : - أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .
3-اتخذ القرار : ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل دقة : هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟ هل تهمني هذه الورقة ؟ هل لها مصدر أخر ؟ هل هي حديثة ؟ في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟ أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟ كيف أعثر عليها ؟ وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .
4- تحديث الملفات :أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .
1-حدد موقعا ثابتا :إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة . إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .
2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) : - أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .
3-اتخذ القرار : ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل دقة : هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟ هل تهمني هذه الورقة ؟ هل لها مصدر أخر ؟ هل هي حديثة ؟ في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟ أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟ كيف أعثر عليها ؟ وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .
4- تحديث الملفات :أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .
