الأرشفة الالكترونية

يتيح نظام الأرشفة الالكترونية أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها لأمور حيوية أخرى، ويطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية، نظم إدارة الوثائق.

ماهية الأرشفة الإلكترونية:

 أن الأرشفة الإلكترونية هي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها، وتوفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة. وتوافر إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام، وهذا التعريف يأخذنا إلي أن نفرق بين الأرشفة الالكترونية وتقنيات التعرف الضوئي فتقنية التعرف الضوئي على الحروف والمسماة (OCR) اختصارا إلى (Optical Character Recognition) هي تقنية متخصصة في إمكانية تحويل النصوص من شكلها كصورة إلى ملف الكتروني يمكن تحريره, لإيضاح المعنى بشكل أكبر, فعند وصولك خطاب بالفاكس وقمت بسحبه عن طريق جهاز الماسح الضوئي لإدخاله في نظام إدارة الوثائق فأنت فعليا قمت بإدخال صورة على الجهاز, والتطبيق لا يعرف محتوى هذه الصورة ولا على ماذا تحتوي, ولذا كانت هذه الحلول لإمكانية تحويل النصوص في الصور إلى نصوص الكترونية لإمكانية البحث في محتوى الوثيقة, ولذا فإن الملفات الالكترونية مثل (MS Word) هي ملفات يمكن تحريرها ويمكن للأنظمة عبر استخدام أدوات مقدمة من الشركات التي تزود هذه الملفات في إمكانية الوصول إلى محتوى هذه الوثائق والبحث داخلها مما يوفر مرونة اكبر.

بعض برامج الأرشفة الإلكترونية:

يذكر ماركوس ليندن من مجلة فوتوماجازين أن برنامجي " IPhoto -Picasa " من النماذج الجيدة لبرامج الأرشفة المجانية، حيث يسمح البرنامجان بتصنيف الصور أثناء تخزينها على الكمبيوتر، وهناك العديد من برامج الأرشفة الالكترونية " ALCHEME - IMAGE LINKS - DOC WEAR - LOTUS NOTES - BYT QUSTS - WATAR MARC - SAPERION - LASER FICHE - ZY IMAGE – REDDOT – EVERSUITE - ARAB DOCS – PROJECT WISE ".

أحد أنظمة الأرشفة الإلكترونية:
نظام الأرشفة الإلكترونية Direct

هو نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي وكذلك إشكاليات بعض برامج الأرشفة الإلكترونية المتوفرة في السوق والتي تتسم بالجمود والتعقيد.

مميزات نظام الأرشفة الالكترونية Direct

· تصنيف الوثائق بصورة سهلة ومرنة وبصورة آلية.

· الحصول السريع والمباشر على أي وثيقة من أي نوع في أي وقت.

· مشاركة الوثائق بين المستخدمين.

· حماية الوثائق من الضياع والتلف.

· توفير التكاليف التي تنفق في الأرشيف اليدوي.

· إمكانية تحويل محتوى هذه الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق.

· استخدام أحدث قواعد بيانات .Oracle 10g

· متعدد الفروع واللغات والمستخدمين.

· تعدد مستويات الصلاحيات (البرنامج – الشاشات- التقارير).

· تعدد مستويات الحماية والرقابة.

· واجهة استخدام تتضمن مختلف العمليات حسب الصلاحيات وذات مرونة عالية وإمكانية التخصيص للحقول الظاهرة حسب المستخدم وإمكانية إضافة حقول جديدة.

· المرونة العالية في إدارة النظام من خلال عمل النسخ الاحتياطية واسترجاع البيانات وأرشفة البيانات التاريخية.